PeopleDoc désigne des solutions de gestion documentaire et de services RH ; MyPeopleDoc est le coffre-fort numérique utilisé par les salariés. Si vous cherchez vos bulletins de paie, c’est cette distinction qui vous évitera de vous connecter au mauvais espace ou de contacter le support réservé aux entreprises.
L’employeur peut transmettre des documents RH dans votre coffre, selon le dispositif mis en place. Le service ne remplace pas l’équipe RH pour corriger le contenu d’un bulletin, expliquer une retenue ou produire un document qui n’a pas été envoyé.
Sommaire de l'article
Quel espace cherchez-vous ?
| Votre besoin | Le bon interlocuteur ou point de départ |
|---|---|
| Consulter vos documents personnels | Votre compte MyPeopleDoc, depuis l’adresse officielle ou l’invitation vérifiée de l’employeur. |
| Faire corriger un bulletin de paie | Le service paie ou RH qui l’a établi. |
| Résoudre un problème technique de coffre | Le support MyPeopleDoc destiné aux salariés. |
| Administrer la solution pour une entreprise | La plateforme et le support professionnels utilisés par votre organisation. |
Les documents officiels UKG emploient notamment l’appellation UKG Employee Vault pour MyPeopleDoc. Vous pouvez rencontrer plusieurs noms dans les invitations ou la documentation, mais cela ne rend pas interchangeables les comptes du salarié et ceux de l’administrateur RH.
Activation : partir de l’invitation et du bon compte
Suivez la procédure fournie par votre employeur pour l’activation initiale. Si vous n’avez reçu aucune invitation ou si le message est douteux, demandez au service RH de confirmer le dispositif avant de saisir vos informations. Un logo PeopleDoc ne suffit pas à authentifier un email.
Si vous avez déjà un coffre personnel, évitez de créer immédiatement un second compte pour contourner une difficulté. Vérifiez d’abord l’adresse utilisée et le rattachement attendu. Deux comptes peuvent compliquer la recherche d’un document et la compréhension de l’historique. N’utilisez pas le compte d’un collègue pour vérifier si le service fonctionne.
Conservez vos moyens de récupération à jour depuis les paramètres officiels. Une adresse professionnelle à laquelle vous n’aurez plus accès après votre départ peut rendre une récupération plus difficile. Pour savoir quelle adresse utiliser et comment la modifier, suivez les instructions du support, sans transmettre vos codes à une personne qui vous contacte spontanément.
Retrouver un bulletin ou un contrat
Une fois connecté à votre compte, vérifiez la période, le type de document et l’employeur concernés. Ouvrez le fichier avant de conclure qu’un document au titre ressemblant est le bon. Pour constituer un dossier, téléchargez uniquement les pièces nécessaires et nommez-les de manière lisible, par exemple avec le mois et l’année.
Un coffre facilite l’accès aux documents, mais ne prouve pas qu’un bulletin attendu a déjà été produit. Si celui du mois manque, vérifiez d’abord avec le service paie la date d’envoi et le destinataire. S’il est présent mais incorrect, décrivez l’erreur à l’employeur ; un support technique ne peut pas décider de votre rémunération.
Que faire si la connexion échoue ?
Commencez par contrôler le compte et l’adresse de connexion utilisés. Évitez les essais répétés avec des variantes inventées. Utilisez la fonction officielle de récupération prévue dans le service et examinez aussi les dossiers de courriers indésirables si un message est attendu.
Si le problème persiste, préparez une description courte : moment de l’erreur, navigateur ou application, libellé exact du message et étape concernée. Une capture peut aider, à condition de masquer les informations personnelles et les documents RH inutiles à la résolution. Ne joignez jamais votre mot de passe ou un code de validation.
Le centre d’aide PeopleDoc explique explicitement que les salariés doivent utiliser le support MyPeopleDoc, et non le support destiné à leur employeur. Cette orientation est plus fiable qu’un numéro de dépannage trouvé sur un annuaire non officiel.
Après un changement d’employeur
Ne confondez pas votre compte personnel avec l’autorisation d’un employeur à y déposer des documents. Les conditions MyPeopleDoc distinguent ces rôles. Avant votre départ, vérifiez vos accès, vos coordonnées de récupération et la procédure adaptée à votre situation.
Si vous avez besoin de documents pour une démarche imminente, récupérez les copies utiles pendant que vous y avez accès. Ce conseil de prudence ne remplace pas les règles de conservation du service ni celles de votre employeur. Pour un problème d’accès ancien ou une pièce manquante, commencez par identifier s’il relève du compte ou de l’émetteur du document.
Partager une pièce sans exposer tout le coffre
Transmettez un fichier par le canal demandé par le destinataire légitime, plutôt que vos identifiants. Vérifiez son adresse et limitez les pièces à ce qui est nécessaire. Sur un ordinateur partagé, déconnectez-vous après utilisation et ne laissez pas les copies de bulletins dans le dossier de téléchargement public.
Pour la première connexion, notre guide d’accès à MyPeopleDoc complète cette distinction entre l’activation, la récupération du compte et la demande adressée aux RH.
Sources : support PeopleDoc : orientation des salariés et entreprises et conditions du coffre MyPeopleDoc publiées par UKG. Les fonctions exactes dépendent du service mis en place ; aucune sécurité absolue ni conformité automatique de l’entreprise n’est promise.
